این مقاله، یک چارچوب جامع و گام به گام برای درک اصول کنترل پروژه در صنعت ساخت ارائه می دهد. با استفاده از یک رویکرد گام به گام، به اهمیت، شاخص ها و روش های اجرایی کنترل پروژه پی خواهید برد. کشف می کنید که چگونه کنترل پروژه می تواند به عنوان یک ابزار قدرتمند، ریسک پروژه را کاهش داده، کیفیت را بهبود بخشیده و در نهایت به موفقیت پایدار پروژه منجر شود. این مقاله، چه برای مدیران پروژه و چه برای علاقه مندان به این حوزه، یک منبع ارزشمند خواهد بود.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه به مجموعه ای از افراد، فرآیندها و ابزارهایی گفته می شود که برای برنامه ریزی، نظارت و مدیریت دقیق تمام جوانب یک پروژه پیچیده به کار می روند. در واقع، کنترل پروژه یک چارچوب جامع است که از مراحل اولیه تا پایان پروژه، تمام فعالیت ها را تحت نظر دارد. کنترل پروژه شامل معیارهای اصلی مانند برنامه ریزی و زمان بندی، ریسک، مدیریت هزینه، مدیریت تغییر، برنامه ریزی برای مناقصه و توسعه پیشنهادها، هوش تجاری، معماری سیستم و راه اندازی و بلوغ PMO می شود (شکل1).
شکل 1. تخصص های موردنیاز در کنترل پروژه
برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه، نقشه راه رسیدن به موفقیت است. این برنامه، با همکاری نزدیک تیم پروژه و کارفرما، تهیه می شود و شامل جزئیاتی از مراحل، زمان بندی و منابع مورد نیاز است. برنامه زمان بندی نهایی، باید مورد توافق همه طرفین قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر درست پیش می رود.
مدیریت هزینه
مدیریت هزینه، فرایند برنامه ریزی، برآورد و کنترل هزینه های یک پروژه است. هدف آن، اطمینان از این است که پروژه در چهارچوب بودجه تعیین شده اجرا می شود. مدیریت هزینه می تواند به فرایندهای زیر تقسیم شود:
- برآورد هزینه براساس برنامه ریزی منابع
- بودجه بندی هزینه
- کنترل هزینه
همه این موارد برای کنترل هزینه های پروژه، با هدف صرفه جویی در هزینه پروژه، ایجاد می شوند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک برکنترل ریسک ها از طریق برنامه ریزی قبلی، شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ به رویدادهای پروژه تمرکز دارد. اهداف مدیریت ریسک، بهبود احتمال و اثر رویدادهای مثبت در پروژه و در عین حال کاهش احتمال و تأثیر رویدادهای منفی بوده و با هدف صرفه جویی در زمان، پول و اعتبار به کار گرفته می شود.
مدیریت تغییر
مدیریت تغییر فرایندی است که به سازمان ها کمک می کند تا تغییرات را به طور موثر برنامه ریزی، اجرا و کنترل کنند. اگرچه هدف کنترل پروژه به حداقل رساندن تغییرات است، اما تغییرات، به خصوص در صنعت ساخت اجتناب ناپذیر هستند. در دنیای پویای امروز، تغییرات اجتناب ناپذیر هستند و مدیریت آن ها به یک مهارت ضروری برای موفقیت پروژه ها تبدیل شده است. بدون یک فرایند مدیریت تغییر قوی، پروژه ها می توانند دچار اختلافات شدیدی شده و حتی نیمه کاره رها شوند.
مدیریت تغییر سازمانی
مدیریت تغییر سازمانی فرایندی است که به سازمان ها کمک می کند تا به صورت هدفمند و سیستماتیک، تحولات و تغییراتی که در اهداف، ساختار، فرایندها یا فرهنگ سازمان رخ می دهند را مدیریت کنند. این رویکرد، فراتر از مدیریت تغییرات روزمره در پروژه ها بوده و بر ایجاد تحول بنیادین در کل سازمان تمرکز دارد. هدف مدیریت تغییر سازمانی، اجرای استراتژی هایی برای اعمال تغییر، کنترل تغییر و کمک به افراد برای سازگاری با تغییر است. هدف اصلی مدیریت تغییر سازمانی، هدایت سازمان به سمت آینده ای بهتر و دستیابی به اهداف استراتژیک است.
مدیریت و کنترل ساختار داده
مدیریت و کنترل ساختار داده، قلب تپنده هر پروژه موفقی است که اغلب نادیده گرفته می شود. این فرایند شامل مدیریت و نظارت بر اطلاعات و جریان داده ها در یک پروژه است و بنیانی مستحکم برای ایجاد یک محیط کاری یکپارچه و مشارکتی فراهم می آورد.
شکل 2. چرخه کنترل پروژه در ارتباط با سایر ساختارهای پروژه
چرا کنترل پروژه مهم است؟
کنترل پروژه، تخصص ویژه ای در مدیریت پروژه است که بر روی زمان بندی، کیفیت و هزینه پروژه تمرکز دارد. هدف اصلی کنترل پروژه، پیگیری دقیق و گزارش دهی مستمر از پیشرفت پروژه نسبت به برنامه ریزی اولیه است. به عبارت دیگر، کنترل پروژه مانند یک سیستم ناوبری دقیق است که به مدیران پروژه کمک می کند تا در طول مسیر اجرای پروژه، تغییرات لازم را انجام داده و به مقصد نهایی برسند.
کنترل پروژه به طور منظم با چه تیم هایی همکاری دارد؟
- مدیران پروژه/ساخت (تمام سطوح)
- امور مالی
- بازرگانی
- تدارکات
- تحویل
- تیم فنی (رشته های مختلف مهندسی)
- کیفیت
- تیم قراردادی
مزایای کلیدی کنترل پروژه چیست؟
- پایین نگه داشتن هزینه های پروژه
- افزایش اطمینان از دستیابی به اهداف پروژه
- افزایش قابلیت پیش بینی هزینه و زمان پروژه
- بینش بهتر نسبت به سلامت مالی پروژه در تمام مراحل
-کاهش تغییرات محدوده پروژه با مرحله به مرحله جلو رفتن
- مدیریت تغییرات و جلوگیری از اختلافات
- ایجاد دیتابیس معنادار برای پروژه های آتی
- افزایش حاشیه سود هنگام کار در یک محیط با قیمت ثابت
- افزایش شهرت به جهت مدیریت و کنترل دقیق پروژه ها
ابزارهای کنترل پروژه
- نرم افزار Excel: در موسسه ACEMI دوره ای تدوین شده است تا به شما ایجاد گزارش های حرفه ای و متفاوت را در بستر اکسل آموزش دهد. در این دوره می آموزید با وجود انبوه داده های پروژه خود، اطلاعات مناسبی را استخراج کنید و تحلیل های ارزشمندی را انجام دهید. سپس بتوانید به صورت سناریومحور، نحوه استخراج پاسخ ذی نفعان پروژه را با استفاده از نرم افزار اکسل انجام دهید تا در نهایت گزارش های تصویری جذاب و داشبوردهای مدیریتی کاربردی برای مدیران خود ایجاد کنید.
- نرم افزار Microsoft Project: نکته مهم فرآیند یادگیری این نرم افزار است. نرم افزاری که در بسیاری از جهات در زمینه فهم منطق قراردادهای پروژه های ساخت ضعف داشته و مدرس باید با آگاهی به این موضوع اقدام به آموزش نماید. به همین منظور، دوره تدوین شده در موسسه ACEMI، به دلیل رعایت تمامی این ساختارها و هم چنین تجربه بالای مدرس در انواع پروژه های ساختمانی، نفت و گازی، عمرانی و زیرساختی و البته صنعتی، به همراه سابقه طولانی در تدریس این نرم افزار، از وجه تمایز زیادی برخوردار بوده است.
- نرم افزار Primavera: نرم افزار Primavera P6 یک نرم افزار مدیریتی جهت برنامه ریزی و کنترل پروژه های سازمان است. در واقع P6 یک نرم افزار سازمانی، چند پروژه ای و چند کاربری با قابلیت تعریف منابع در سطح سازمان است که قابلیت های فراوانی برای مدیریت پروژه دارد. دوره ای که در موسسه ACEMI طراحی شده، با تمرکز بر ویژگی های منحصربه فرد این نرم افزار و با رویکرد پروژه ای برگزار گردیده و مدرس دوره به دلیل بهره مندی از تجربه و سابقه آموزش بالا در انواع پروژه های ساختمانی، نفت و گازی، عمرانی و زیرساختی و البته صنعتی، آموزشی کاملا کاربردی که بعضا پیشنهادات خود Oracle ارائه می نماید.
نتیجه گیری
در پایان، معمولاً اذعان می شود که فقدان کنترل پروژه، یکی از عوامل اصلی شکست پروژه است. با وجود تحولات مداوم در زمینه مدیریت پروژه، به نظر می رسد که روش سنتی فاقد استفاده از کنترل پروژه است در همین راستا در دوره کنترل پروژه موسسه ACEMI علاوه بر اینکه فرایند برنامه ریزی، زمان بندی، ارزیابی برنامه زمان بندی و کنترل پروژه را بر اساس رویکرد قراردادی و حقوقی و با توجه به ساختار بین المللی، اصولی و به صورت کاربردی می آموزید، اصول برنامه ریزی و کنترل پروژه های مهندسی و تدارکات در ایران را نیز فرا خواهید گرفت.
چگونه به یک متخصص کنترل پروژه تبدیل شویم؟
برای تبدیل شدن به متخصص کنترل پروژه نیاز به آموختن مهارت های مختلف داشته و باید از یک نقشه راه هدفمند استفاده نمایید. پیشنهاد می کنیم در ابتدا مسیر شغلی مناسب برای تبدیل شدن به متخصص کنترل پروژها را از سایت موسسه ACEMI بخوانید.